Specjalista ds. obsługi sekretariatu

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
• konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
• praca w pokoju wieloosobowym,
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

• Prowadzi obsługę organizacyjną Departamentu oraz biurową sekretariatu Departamentu (w tym łączy rozmowy, przedkłada Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora pisma do dekretacji, przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu, prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, dba o kompletność materiałów przedkładanych do podpisu Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, a także kompletność i aktualność zakładek w BIP dotyczących właściwości Departamentu, prowadzi obsługę telefoniczną, mailową i faksową).
• Prowadzi elektroniczną ewidencję obiegu pism wpływających i wychodzących z Departamentu w systemie teleinformatycznym.
• Prowadzi rejestr skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządza okresowe sprawozdania ze sposobu ich załatwienia, prowadzi zbiór niepublikowanych aktów normatywnych oraz zbiór protokołów z posiedzeń rad i komitetów obsługiwanych przez Departament, sporządza wykazy, zbiorcze informacje i zestawienia tabelaryczne, nadzoruje i monitoruje terminowość realizacji zadań zleconych pracownikom przez Dyrektora oraz prowadzi kontrolę przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej.
• Przygotowuje pisma na zlecenie Dyrektora, organizuje spotkania i prowadzi ich obsługę protokolarną.
• Rejestruje pisemne polecenia służbowe Dyrektora.
• Koordynuje sprawy pracownicze i administracyjne Departamentu, w tym prowadzi listę obecności i ewidencji wyjść w godzinach służbowych oraz aktualizuje blankiety pism zgodnie z właściwością Departamentu.
• Koordynuje zadania związane z zamówieniami i zakupami sprzętu i materiałów biurowych na potrzeby Departamentu, obsługuje sprzęt biurowy i nadzoruje jego właściwą eksploatacją, nadzoruje przechowywanie pieczęci urzędowych.
• Realizuje pozostałe zadania zlecone przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora oraz wykonuje polecenia w zakresie ustalonym w Regulaminie Departamentu.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość procedury legislacyjnej
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, skuteczna komunikacja (pisemna i werbalna), rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych, zorientowanie na klienta.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Stołówka pracownicza
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• Szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych
• Pakiet socjalny (np. niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Dofinansowanie do kart sportowych
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Dobrą lokalizację
• Miłą atmosferę pracy